「ほめられました!」

こんにちは。長壁です。

「すごいですね!」
先日、広告代理店の方にほめられちゃいました。
それは
「書類の保管の仕方」についてです。

ある制作物のサムネールを書くということで、
広告代理店の弊社担当の方が来社しました。
社長と担当の方で、お客さまからいただいた資料を見ながら
打ち合わせをしていました。

社長から、「前に制作した○○を出してくれる?」
と言われ、私は「はい!」と棚から探し、制作物を出す。
「すごいですね!何でそんなにすぐ出るのですか?保管方法が上手ですね!」
とほめていただきました!
弊社では、前に制作したものを参考にすることも多いので、
社長から言われた制作物を探して出す作業はよくあります。

担当の方にほめられましたが、
最初の頃は、「えっと・・・どこかな?」と探すのに
時間がかかることもよくありました。
これでは仕事に支障が出ます。
ですので、紙類の保管方法を社長と確認し、この棚には○○、この棚には○○とまず決め、
社長が制作した紙媒体で、固定のお客さまごとにファイルを作ります。
ポスターはポスターのファイルを、折込チラシは折込チラシのファイルをというように
種類ごとにファイルを作り、最終稿だけを「年度+時期ごと」の順番に保管していきます。

みなさんもきっと書類の保管は同じようにされているかと思いますが、
弊社で特に気をつけていることは「社内でわかるように保管しておく」
ということです。

以前、共有できていないことがあり、打ち合わせで必要だった資料で、
「○○はどこにしまってあるの?」とわからないことがありました。
改めて「社内で共有できるように」を心がけて整理収納を行っています。

 

広告代理店の方がもうひとつ「すごいですよね!」と
おっしゃってくれたことがあります。
社長の「データ保存の仕方」です。
弊社はデータでのやりとりが多い業種。
1つ1つのデータの名前のつけ方が「わかりやすい!」と
担当の方が話していたのです。
社長に聞いてみると、データのファイルをつけるときに必ず「番号」「ファイル名」「制作時期」を入れる。
番号を使うときは通し番号にして、「01、02、03・・・」と
1、2、3の数字の前に必ず「0」をつける。
例えば、
○○01挨拶状1803
○○02A4リーフ1803

理由は、制作時期の“年度と月”を入れることで、制作するものが多くても過去のデータを探すときに便利。
また、通番を「01、02」とすることで、昇順降順でデータを入れ替えることができる。
0をつけ忘れると、1から10までの通番では1の次に10がきてしまうそうです。

わたしもこの通番のつけかたは勉強になりました!
番号がズレてしまってはあとあとデータを探すときに時間がかかってしまいますね。
詳しく載っていたサイトがありましたので、参考にさせていただきました。
http://www.seimitu.jp/case/case03.html

紙類もデータも必ず「制作時期(年度+月)」を入れておくことが大切なんですね。

 

おまけの話。

パソコンやスマホなどネット社会ではパスワードは必須ですよね。
わたしもパスワードを決めるとき、いつも悩みます。
忘れないようにメモに残しておく。
メモをいつも持ち歩いているとは限らず・・・
あれっ!このサイトにログインするときのパスワードって何だっけ?
と、みなさんもそんな経験ありませんか?
面白いパスワードの作り方が載っているサイトを発見しました。

『面白いパスワードの作り方③ー日本語をアルファベット入力する』より
http://motorcyclespreview.com/password3/
“日本語の単語や文章をローマ字入力する!”

“日本語の単語や文章をローマ字に直したものであれば、海外からのハッキングに対しては相対的に強いと言えます。

例えば、「これは通販サイトのパスです」という文章をローマ字に直すと、korehatsuuhansaitonopasudesuとなります。

文章をローマ字化すればパスワードの文字数も多くなるので、より安全性が高まりますね。”
とありました。

これを見てちょっと作ってみました。
春はくしゃみがとまらない。
Haruwakusyamigatomaranai

こういうことでしょうか(笑)

 

また、パスワードのつけかたで社長から「へぇ〜」という話を聞きました。
Facebookで見たそうです。
パスワードを忘れないように、メッセージをパスワードにするという方法だそうです。
指輪を買うショッピングモールのサイトでパスワードを作るとき
「Marry me」(こんなようなメッセージ)にした記事を見たそうです。
面白いパスワードの作り方でも見たように、
パスワードを登録するサイトと関連づけたメッセージや文章にすると
忘れないということですね。