こんにちは。長壁です。
今回は「校正のお作法」についてです。
地味に見えて、実は制作の命運（予算と
納期）を握るめちゃくちゃ大事なポイント
です。
紙や電子版やWEBなどの校正で大事な
こと。それは「相手に寄り添う」こと。
相手とは、原稿を書いた人やデザイナー
です。
校正は、「チェックして終わりではない」
「赤字（修正の指示）を入れて終わりでは
ない」のです。
校正で複数人が関わる場合、初校・再校
の各段階で「1つのデータまたは、1つの
校正紙にすべての修正やコメントなどを
まとめる」ことが望ましいと考えます。
なぜ「赤字を1つにまとめる」のが最適なのか？
なぜでしょうか？
理由はいくつかあります。
①修正もれ・見落としを防ぐため
複数人で修正箇所をバラバラに指示する
と、反映もれが確実に発生します。
②修正指示の食い違いを防ぐため
複数の修正指示が矛盾している場合、
制作側としては判断が難しいこともあります。
③何回もやり取りする時間を最小限に
するため
修正指示がバラバラだと、制作側は反映
に時間がかかってしまいます。
④制作コストを抑えることにつながるため
何回もやり取りすることで、
最終的に校了までの回数（校正回数）が、
最初に予定していた校正回数より
増えてしまう可能性があります。
これらをなるべく防ぐために、私たちが
行っていることを実例をもとにお伝えします。
昨年新規で制作した案件で、今年も同じ
制作物のご依頼をいただきました。
前回のデータをもとに修正する内容だった
ので、クライアントのご担当者さまには、
前回のデータの修正箇所に赤字を入れて
もらいました。
赤字が入ったデータと修正原稿をもらい、
社内のプリンタで出力し、校正担当の私も
赤字を確認します。
このとき、クライアントからの赤字だけでは
なく、必ず全体を通してチェックします。
なぜなら、最初の段階で丁寧に見ること
で、赤字入れのもれを防ぐためです。
【校正】見落とし厳禁！忘れがちな「5つのチェックポイント」
【実例その1】
赤字が入っていなかった箇所をいくつか
ご紹介します。
- 各ページに記載の年度の更新
- QRコードとURLが正しく読み取れるかの確認
どういう意味かというと、
QRコードとURLをチェックしたところ、
サイト側のページが新しくなっていたため、
前回のQRコードとURLでは「エラー表示」に。 - 表紙以外の全ページについているヘッダーの名称の変更
- 時間表記のゆれの確認
- マーク表記の確認
上記のように、「年度の更新」「QRコードと
URL」「時間表記のゆれ」は、特に確認を
忘れやすい箇所なので、広報担当の方や
初めて校正する方は気をつけて見てみて
ください。
変更がなくても、もしものために
確認することが大事です。
弊社では、クライアントからの赤字と
私がチェックした赤字を必ず1つにまとめて、
デザイナーの社長に確認してもらいます。
ポイントは、制作側の赤字にクライアント
からの修正を追加するのではなく、
クライアントの修正紙に、制作側で確認した
赤字を追加することです。
なぜなら、
①修正もれ・見落としを防ぐためです。
これは、次の校正の効率化にもつながります。
私が、初校としてクライアントにデータで
渡すときに気をつけていること。
弊社で校正した赤字も修正したことを
伝える。
メールで伝えるときは、相手にわかりやす
いように、「どこをどういう理由でどう修正
したのか」を明記する。
弊社では、2校でも必ず全体を通して校正
をしています。
なぜなら、
クライアントから初校の校正後の赤字で、
1箇所修正があったとします。
その1箇所の修正内容が他のページにも
あるけど、反映されていない場合もあるか
らです。
これも割とよくあることです。
クライアントの中には、修正箇所のみの
チェックで終わる場合が多いです。
私たちはそういった修正もれを防ぐため
にも、再度全体をチェックしています。
1つにまとめて修正データをいただけるの
が制作側にとってはベスト。
ただ、発注者側にとっては
「そこまでチェックしたり、まとめたりできな
い！」といったこともあると思います。
その場合は、最初の打ち合わせなどで
「そこまでの確認や（目次、ノンブルに対しての
赤字、他の箇所も修正されているかなどの）細かい
チェックはできないので、制作側にお願いしたい。」と
言っていただければ、制作側も対処できます。
【実録】「いつまでに」が抜けると現場が止まる？コミュニケーションのお作法
【実例その2】
「いつまでに」がないと、
制作現場が止まってしまう理由。
クライアントから初校の修正指示をもらっ
たあとに、追加でクライアント側から
再度修正指示が届きました。
追加の修正指示と聞くと、最初にいただいた
初校の修正指示の紙に、追加の修正を
書き入れたものだと弊社はイメージします。
このときは、まっさらな初校の紙に
追加の赤字が入っていました。
弊社は困った！
なぜなら、最初の修正指示には「削除」と書いて
あった箇所が、追加の修正指示にはその部分に、
削除の赤字が入っていなかったのです。
それを見た社長は、
「削除しなくていいのかな？」と思い、
どっちの赤字を信用していいのかわからず、
うぅ、動けない…となりました。
社長からクライアントへメールで質問しました。
「削除」の箇所については、確認がとれたのですが、
クライアントからのメールの最後に、
「最終となる予定です」と書かれていました。
社長
「予定ということは、まだあるかもしれな
い！？このまま修正していいのだろうか…
でも、また追加で修正がくるかも…
うぅぅ、動けない。」
このように、制作側の進行がストップして
しまうのです。
担当者さんにとっては、全てが初めての
経験でした。
私は勝手に想像してみました。
担当者さん以外に、社内の別部署にも
初校の確認をしてもらうため、校正紙を
渡して確認してもらった。
そのときに、「いつまでにお願いします」と
伝え忘れてしまった。
別部署の担当の方も、「いつまでに渡せば
いいですか？」と聞き忘れてしまった。
ありますよね〜。
でも、この「いつまでに」がなかったため
に、社内でのやり取りがスムーズにいかな
かったかもしれないなと考えました。
まぁ、私もやったことあります（汗）
自分ひとりだけが困るなら、いいのです
が、チームで動いていたり、その次に作業
する人がいたりすると、他の人たちの進行
にも支障が出たりしてしまいます。
だからこそ、「お互いにその次の人のこと
も考えることが大事」だと。私自身、実感
しています。
「校正」は地味だけど、とても大事な役割です
もし、校正が不慣れで細かいチェックが
難しい場合は、最初にその旨をお伝え
ください！
例えば、見積もりのお話の段階で、「校正
は制作側でお願いします」などを伝えると
いいです。
早めに共有することも大切です。
ただ、弊社では校正責任は負いかねます
ので、最後の校了（これで印刷してOK！と
いう最終合図）は発注者側でお願いして
います。
今回のお話が、はじめて広告・広報担当
になった方にとって役立つ情報となって
いたら、嬉しいです。
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