こんにちは。長壁です。
印刷物や社内報、WEBサイトや企業が運営
するSNSやブログ記事など、多くの場面で
誤字脱字などのチェックが入ると思います。
専門用語で「校正」と呼びます。
その中に「表記揺れ」をチェックすることも
大事な役割のひとつです。
いざ、
「表記揺れをチェックしてください！」と
社内の担当部署の上司から言われたとします。
あなたが担当した外注先のデザイン会社や
印刷会社から「表記揺れチェック」をお願い
されたとします。
その「Web」の表記、前回と同じですか？
例えば、「WEB、Web、ウェブ」と同じ
意味だけど異なる表記が混在してたとします。
校正のたびに「これ、前はどうしてたっ
け？」と過去の資料をひっくり返していま
せんか？
「どの表記に統一すればいいの？」
「社内で決まりがあったっけ？」など
困った経験はないですか？
表記揺れをメモ書きしたままになっていたら
もったいない！
そんなとき、社内はもちろん社外の方たちと
も共有できる表記を統一した一覧表を一度
作っておくと便利です。
どんな表記揺れがあるのかはネットで調べる
と紹介している記事はたくさんあると思いま
す。弊社でもブログ記事で紹介しています。
ただ、一覧表を作ろうと思ったときに、
どんな項目を載せたらいいのかわからない方
のために、一覧表の作り方やポイントをご紹
介します。
表記揺れ（表記ゆれ）とは？読者に「違和感」を与えないための基本
まず、「表記揺れ（表記ゆれ）」とは、
１つの記事内や紙媒体で、同じ意味の
言葉や表現が統一されていない異なる
表記が混在している状態のことです。
例えば、「お客様」と「お客さま」の
ように、漢字とひらがなの使い方が揃って
いない状態です。
社内で表記を統一した場合は、誰が見ても
わかるようにしておく必要があります。
そうすることで、チェックするときも
迷わず、修正も減らすことができます。
及部デザイン事務所も実践！「表記統一表」を作る4つのステップ
こちらは、弊社が作成した表記統一表の
一例です。
読み方（五十音順での並べ替え用）
「読み方」をひらがなで載せておくと五十音
順で並び替えることができるので、弊社の
場合は「読み方」も載せています。
表記揺れのパターン（実際にあった原稿の例）
例えば、実際にあった原稿の表記揺れを
載せていきます。
「あと、後」
「さま、様」
統一した表記（迷わないために自社の「正解」を決める）
どの表記に統一するのかを社内で話し合い、
または自社サイトの表記に合わせるなど
決めます。
備考・理由（「なぜひらがなにするのか」などの根拠）
なぜ、その表記にしたのかの理由が明確に
ある場合は、理由を載せておくと便利です。
弊社では、「ため、為」はひらがなの
「ため」に統一します。
理由は、形式名詞の場合はひらがなにする
ようにしているからです。
「形式名詞」とは、本来の名詞の意味が薄れ
たり、意味を持たなかったりする言葉のこと
です。
別の形式名詞が出てきたとしても、表記揺れ
で迷うことが減ると思います。
ひらがなか、漢字か。決める基準は「届けたい印象」
漢字でももちろん間違いではありません。
弊社の場合は、ゆるふわなイメージが合うか
なと考え「ひらがな」にしています。
ひらがなにすることで、読みやすさや優しい
雰囲気を出せるかなと思っています。
企業や媒体によっては堅さが売りだったり、
厳格なイメージにしたかったりする場合も
あります。その場合は「漢字」をおすすめ
します。
【重要】運用を成功させる鍵は、「更新日」にあり！
ここでポイント！
「更新日」を忘れずに載せてください。
社内で共有する際、どれが最新の一覧表なの
かがわからず、古い一覧表を見てチェック
していたら意味がないですよね。
「更新日」を入れるのはけっこう重要です。
私も最初、一覧表を作ったとき「更新日」を
入れるのを忘れていましたw
最新版だと思ってチェックしたのに、
実は古かった……という悲劇を防ぐためにも
大切です。
まとめ：まずは数個の言葉から。社外パートナーとも共有しよう
おそらく、表記統一表があることで
上司や先輩に確認する手間が省けますし、
社内で共有することで、媒体ごとに表記揺れ
があるなんてことも防げるはずです。
外注したデザイン会社や印刷会社、広告
代理店の方に「社内の表記統一表」をデータ
で渡せば、お互いに何度も確認する手間が
減り、お互いにスムーズなやり取りが可能に
なるはずです。
もし、社内でまだ作っていないという方は
ぜひ参考にしてみてください。
最初は数個の言葉からでいいんです。
丸パクリもOKですw
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