こんにちは。長壁です。
初めてデザイン制作を外部に発注した
けど、パソコンは苦手という方！
「初めての制作依頼、どうやって
写真データを送ればいいの？」
デザイナーから「写真データをメールで
送ってください」と言われて戸惑っていま
せんか？
大丈夫です。安心してください。
いくつか方法があります。
パソコンは不慣れでも、たくさんの写真
データを送ったことがなくても、ちょっと
した注意点に気をつければ簡単にできます。
私も及部デザイン事務所に入ってから
覚えました。
今まで主婦で自宅にパソコンもなく、
スマホぐらいしか触っていなかった私です。
初めてお仕事で大容量データを送ること
になったとき、私が利用したのはファイル
転送サービスでした。
社長や広告代理店の当時弊社担当の
Bさんから教わり、実はパソコンが苦手な
私でも、簡単にできたんです。
どんな方法があるのか、注意する点など
をご紹介します。
そのメール、本当に送れる？写真の容量と注意点
まず、容量の多い写真やデータファイルを
そのままメールに添付して送ると、どういう
ことが起きるのでしょうか？
メールで送る場合、プロバイダにもより
ますが、多くのパソコン・スマホでは容量
が３MBとなっています。
容量を超えて送った時、メールが動かなく
なる可能性や、相手がデータを開けな
かったり、MacとWindowsのパソコンの
やり取りだと文字化けしたりと支障が生じ
る可能性が高くなります。
もう困らない！大容量データを送る3つの方法
写真やデータ量が多い場合、メールで
相手に送る方法とは？
ファイル転送サービスで安全・簡単に送る
・「ファイル転送サービス」
メール添付の容量制限を気にすることな
く、数GB以上の大きなファイルを送れます。
法人向けのサービスでは、通信の暗号化
やパスワード設定など、セキリュティ機能
を備えているため、情報漏洩のリスクを
低減できます。
ファイルをアップロードしてURLをメールで
送るだけなので、メールサーバーへの負
荷をかけずにデータをやり取りできます。
また、誰がいつファイルをダウンロードした
かといった履歴を管理することができるた
め、送信側も安心です。
弊社ではファイル転送サービスを利用す
ることが多いですが、無料版と有料版が
あります。
有料版の法人向けサービスでは、月額
利用料などのコストがかかりますが、高い
セキュリティ機能があるのでより安全に
利用できます。
無料版でもパスワードをつけてロックを
かけられるので、安心です。
ただし、無料で使える代わりにURLを開く
と色々な広告が載っています。
その広告掲載料で運営されているそうです。
ファイル転送サービスの種類は、
「ファイヤーストレージ」
「宅ファイル便」
「ギガファイル便」などがあります。
クラウドストレージで高画質のまま共有
・「クラウドストレージの利用」
Google Drive、Dropbox、iCloudなどの
クラウドストレージサービスに写真をアップ
ロードし、その共有リンクをメールで送る
方法です。
容量を気にせず高画質のまま写真を送る
ことができます。
「圧縮」でファイルを軽くする
・「圧縮する」
画像の品質を少し落とす代わりに、容量を
小さくする「圧縮」という方法があります。
1枚の写真でも高画質・高解像度であれ
ば、メールの容量制限に引っかかるため、
圧縮が必要です。
複数枚の写真やデータを送る場合は、複
数のファイルをまとめて1つのZIPファイル
などに圧縮することで、管理もしやすくなり
ます。
少ない枚数ならメール添付でも大丈夫！
写真やデータ量がさほど多くない場合
では？
メールに写真データを添付するという簡単
な方法があります。
しかし、注意点があります。
メールで写真データを送る際の適切な
容量は、3MB程度が目安です。多くても
5MB以下にすることをおすすめします。
メールで写真を送る際の注意点
容量制限: 多くのメールサービスは3MB
程度の容量制限があるため、写真を圧縮
するか、複数回に分けて送りましょう。
文字化け: MacとWindowsなど、異なる
OS間でやり取りする際は、ファイル名が
文字化けする場合があります。
数枚の写真データをそのまま添付して
送る場合は、2〜3回に分けて送ると良い
そうです。
また、フォルダを添付することはできません。
複数の写真を1つのフォルダにまとめてい
る場合は、フォルダごと圧縮（ZIP化）して
から送る必要があります。
こうすることで、容量も小さくなり、受信側
もスムーズに開けます。
実は、私も最初の頃は「圧縮」という言葉
を聞いたとき「はて？」でした。
圧縮＝布団のイメージしかなかったです。
主婦なもんでw
初めてのお客様とのエピソード
実際にあったお客さまの声！
チラシ制作をデザイン会社に初めて発注
した方で、弊社にお声がけいただいた
案件でのこと。
その方は、個人経営の方で仕事上、外で
の作業が多く、携帯で連絡を取り合うこと
のほうが多いそうです。
パソコンが苦手で、写真データはどうやっ
て送ったらいいのかわからないので教えて
ほしいと質問をしてくださいました。
そのとき、社長が伝えたこと。
「ファイル転送サービスや圧縮したりする
方法、一番簡単なメールに添付する方法
でも大丈夫ですよ。
ただ、メールに添付する場合は、多くても
5MBまで。容量が多いと届くのに時間が
かかったり、開けなかったりするので、
その場合は2回とかに分けて送ってもら
えれば大丈夫です。」
その方はメモを取りながら聞いていて、
その後写真データをメールで2回に分け
て送ってくれました。
さらに、添付された写真の説明も丁寧に
文章に書いてくれたので、とてもわかりや
すかったです。
私たちへの気遣いを感じ、一つ一つのやり
取りが丁寧だなと思いました。
専門家に聞くのが一番の近道
ビジネスではメールでやり取りすることが
ほとんどだと思います。
もし、初めてデザイン会社にチラシ制作
などを依頼して、データのやり取りで困っ
たことやわからないことがあったら、その
デザイン会社さんに聞いてみるといいと
思います。
いろいろな方法があるので、この記事も
お役に立てていたらうれしいです。
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