こんにちは。長壁です。
広報担当になったあなたが窓口になり、
DMやチラシやパンフレットなどの
デザイン制作を外注に依頼した。
外注先のデザイン会社から、「校正をお願
いします。もし修正箇所がありましたら
赤字を入れてください。」と言われた。
広報担当のあなたは、誤字脱字はもちろ
ん、原稿とすり合わせて間違いがないか
確認すると思います。
社内では先輩や上司の方、別部署（必要
な場合）にも確認をとるでしょう。
例えば、上司に
「ここは〇〇に修正をしてもらうよう
お願いして。」
「誤字脱字などはなさそうだから大丈夫
だね。」
と先輩や上司の方に言われ、言われた
ことをそのままデザイン会社に伝えたと
します。
もしかしたら、広報担当者の頭の中では、
「あとはデザイン会社さんでも校正して
くれるだろうから大丈夫だよね。」
「もし漏れがあっても修正は2回までという
お約束で、後1回あるし、大丈夫だろう。」
という考えがあるかもしれません。
しかし、こんな風に思ってしまうと、後々
恐ろしいことになる可能性もあるんです。
「大丈夫だろう」は危険！校正担当になった私が気づいたこと
修正依頼の連絡をした後に、社内で
「他にも追加の修正箇所があった！」と
気づく。
「2回までというお約束だったけど、あと
1回ぐらい修正してもらっても大丈夫だよ
ね。」と判断。
いやいや。危険です。
「大丈夫だろう」という思い込みは、校正に
おいて最も危険な考え方なんです。
デザイナーの弊社代表が言っている言葉
があります。
「修正回数は少ないほうがリスクも
少ない」ということです。
修正回数はなぜ少ないほうが良いのか？
社長の言葉「修正回数は少ないほうが
リスクも少ない」をテーマに、その理由を
3つの側面から深掘りします。
コストと時間の増加
デザイン制作ではデザインを行うデザイ
ナーや校正者がいたりするので、人件費
もかかります。
また、印刷をする場合は印刷コストもかか
ります。
修正回数が増えればそれだけデザイナー
の作業する時間が増えます。
さらに、修正指示のやり取りや再確認する
ために、発注社側とデザイン会社側の
時間も増加。
修正回数が増えることで、最悪の場合、
納期遅延につながる可能性もあります。
また、お約束の修正回数から大幅に増え
た場合、別途追加料金が発生する可能
性もあります。
ミスの発生確率の上昇
修正回数が増えるほど、新たなミスが
発生する確率が高まる。
例えば、
修正箇所に意識が集中しすぎて、別の
箇所の誤植を見落としてしまう。
修正箇所を直したとき、そこ以外のところ
で、意図せず文字や文章や画像などが
抜けてしまう。
複数回の修正が入ることで、最初の意図
からズレてしまい、クライアントの要望と
異なる仕上がりになるというリスク。
関係者間の認識の齟齬
修正回数が増えることは、確認や承認に
関わる関係者の負担を増やすことにも
つながる。
特に、制作目的から外れた個人の好みが
入った修正指示や度重なる変更は、関係
者間の認識に齟齬を生じさせ、仕上がり
に大きな影響を及ぼす可能性もある。
修正回数を減らすための4つの校正術
では、修正回数を約束通りにするために、
修正回数をなるべく減らすために校正で
できることとは？
私が校正担当としての今までの失敗や
経験をもとに、修正回数を減らすために、
気をつけていることや対策をお伝えします。
マインドセット「誤植は怖いことではなく、恥ずかしいこと」
及部デザイン事務所に入ってすぐに
社長から教わったことです。
怖いことと思って校正をしていると、
ビクビクしてしまい普通だったら気づく
はずの誤植も見落としてしまうのです。
不思議ですけど、最初の頃は「見落とした
らどうしよう。」という不安な気持ちのほう
が大きかったのです。
でも、「恥ずかしいこと」と思って校正する
と隅々まで丁寧に見ることができました。
徹底的な「初校」が鍵！
初校の段階で徹底的なチェックを行うこと
をおすすめします。
第三者の立場で、「素読み」をして一通り
読んでみる。
そのときに、明らかな誤字脱字等は赤字
を入れ、疑問に思った箇所は放置せず、
ポストイットを貼ったり別の印をつけたり
しておく。
「なんとなく大丈夫だろう」という考えは
捨て、少しでも疑問に思ったら調べて
確認する。
または、わかる人に質問できるようにまと
めておく。
チェックリストの活用と、よくある誤字
脱字、表記揺れ、文末表現の統一など
チェックする項目をまとめて、社内で共有
することで見落としを防げる。
修正指示を明確に伝える工夫
具体的な指示。大幅な変更修正やレイア
ウトが変わるような修正の場合、「ここを
修正してください」ではなく、「〇〇の理由
から〇〇に修正してください」のように、
理由もセットで伝える気遣いがあると
デザイナーは助かります。
修正箇所をわかりやすく示す。
及部デザイン事務所では校正紙を社内
のプリンターで出力します。
赤字を入れるときは、「引き出し線」と
「余白」を活用しています。そのために、
弊社では原寸サイズのまま、一回り大き
い紙のサイズで出力します。
そうすることで、赤字入れがしやすくなり、
デザイナーの社長も赤字の見落としを
防ぐことができる。
さらに、弊社独自の方法として、赤字があ
る箇所にマーカーで囲います。よりわかり
やすく見落としを防ぐ効果がある。
再校でも油断しない！「全体確認」の徹底
再校の校正でも全体を確認することを
おすすめします。
今までにさまざまなクライアントの方々と
のやり取りで私たちが気づいたことがあり
ます。
それは、クライアントの中には、赤字の修
正箇所のみの確認で終わってしまう傾向
があるということです。
意図せず他の箇所の文字や文章や画像
などが抜けてしまったり、同じ赤字が他の
ページや他の部分にもあったけど全体確
認をしなかったために、その赤字を見落と
してしまう可能性もあるからです。
弊社では、上記のことが起こり得るという
ことも頭に入れて、必ず全体もチェック
するよう心がけています。
おわりに。「思いやり」と「全集中」で校正と向き合おう
大切なことは、お互いに思いやり、責任を
持ってその一回に全集中して校正と向き
合うことだと私は考えます。
「大丈夫だろう」という思い込みはせずに、
心に余裕を持って丁寧に見ることを心が
けるといいと思います。
初めて校正をする方にとっても役立つ
情報になっていたらうれしいです。
【長壁推しの記事はこちら】
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