【ビジネスメール】失敗！配慮がかけていた。送ったメール内容は相手に伝わっていますか？

こんにちは。長壁です。

クライアントとのメールのやり取りでの
こと。

「相手から返信がこない！」
「知りたい返答ではなかった！」

「返信しなきゃだけど、
確認に時間がかかってしまう！」
「これは返信が必要？」

メールのやり取りで弊社が気をつけて
いることを経験をもとにお伝えします。

ビジネスメールで要注意！「本日中」とは何時？

校了の連絡をもらうとき
「本日中にご連絡ください」と送った場合。

クライアントはどう感じる？

「本日中とは何時だろう？」
「定時を指している？向こうの定時？」
「とりあえず明日にならなければ、今日の
どの時間でもOK？」

もしかしたら、クライアントはこう感じた
かもしれません。

メールを使うとき、こちらの知りたいこと
や聞きたいこと以外で、相手に考えさせて
しまったり、迷わせてしまったりしたことに、
配慮が足りていなかったことに、私は気づ
かされました。

メールのやり取りで大切なことは
「わかりやすく、なるべく簡潔に表記する」
工夫が必要。

ダラダラと書いてあっても、相手は、「つま
り何が言いたいのだろう？」と思ってしまう
かもしれません。

そのためには、相手の立場になって、この
メールを読んで伝えたいことがわかるか
どうかを考えるように私はしています。

メールを送る前にもう一度読み返す。

ときには、社長に「これで大丈夫か確認し
てもらえますか？」と伝え、校正してもらい
ます。

【実例】ビジネスメールで気をつけること。

校了の連絡をもらうとき
「本日中にご連絡ください」と送ってしまっ
た私の実際の体験談をもとに、どう送れば
適切だったかをお伝えします。

まず、どういう流れだったのか。
①クライアントからメールで名刺制作
（4名分）の依頼

②依頼を受けて、弊社代表の及部が
デザイン制作

②私が、名刺の印刷をお願いしている
印刷会社へ連絡して、納期の確認

③初校の確認のため、私が、クライアント
へメールにデータを添付して送る
+
納品日の連絡

④クライアントより校了の連絡を受けて、
及部が入稿データの作成

私が、印刷会社へ入稿データをメールで
送付

ざっくりと上記の流れです。

私が送ったメール③の段階で午後2時半
ぐらいでした。

相手の立場になって考えました。

名刺制作は1名ではなく、4名でした。
4名に確認してもらう＝社内にみなさんが
いるとは限らない。

もし赤字があったら、修正して再確認が
必要になる。

私自身は何時まで対応可能なのか？を
考えていませんでした。

これは、印刷会社さんにも入稿データを渡
さなければいけないので、その配分も足り
ていなかったのです…。

なぜなら、
私はパートで定時が15時だからです。

印刷会社は17時。
クライアントはおそらく18時。

弊社が特殊かもしれません。
弊社では私の働く環境が正社員の方
とは異なるのであくまでも弊社の場合です。

改善点
「本日中」ではなく、
申し訳ございませんが、私は15時まで
対応可能を伝えること。

急ぎでなければ、次の出勤日を伝えること。

その場合、入稿日が遅れるので、あらかじ
め印刷会社さんに納期を確認するときに、
別日に入稿した場合の納期も確認してお
くこと。

「もしかしたら」を想定して周りの方たちと
もやり取りをする必要がありました。

メールを送るとき、自分の伝えたいことと、
相手が知りたいことと、プラス配慮できる
ように私は気をつけています。

「これだと情報が足りないよ？」と社長に
教えてもらうこともたまにあります（笑）

失敗しちゃうこともありますが、相手に対し
てやっぱり”丁寧に”を心がけて、相手に
不快な思いや、悩ませてしまわないように
意識するようになりました〜。

弊社では、クライアントとのメールのやり
取りで、「Cc」を必ずつけて送ります。

例えば、私がクライアントの担当の方に
メールをするときは、Ccに社長のメアドを
入れて送る。

社長もCcに私のメアドを入れて
クライアントにメールをします。

なので、社長のメール文を読んで、
「こういう書き方をするといいんだなぁ。」と
密かに勉強させてもらってます（笑）

【まとめ】ビジネスメールで大切なこと「相手への配慮」

たかがメール、されどメール。
返信がこないよーと思っていたら、送った
メールを読み返してみてください。

送ったメールは返信するような内容に
なっていますか？

なるべく数回で完結できるような内容に
なっていますか？

お願い（確認して返信してほしい）場合、
いつまでにをわかりやすく明確に表記して
ありますか？

メールを返信するとき、
すぐに返信が必要だけど、できない場合、
確認していつまでに連絡すると返信して
いますか？

メールの返答に迷ったときは相手に確認
してみてください。

ありがとうございます。
お手数をおかけして申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

必ず相手に対してお礼の言葉や迷惑を
かけてしまったときは、謝罪など一言添え
てみてください。

社長の場合は、返信がくるように、メール
の最後に「返信お待ちしております。」と
一文添えて送っているとのこと。

お恥ずかしいですが、私はこの年代に
なって気づくことが多々あります（笑）

メールも大切なコミュニケーションの一つ
です。対面や電話とはまた違って、文章で
相手に伝えなくてはいけません。

お互いに良い関係を築けるように、
この記事がだれか一人でもお役に立って
いたらうれしいです。

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